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Inhaltsangabe

• Vorbemerkungen
• Konfiguration der Rubriken
• Zugangsbeschränkungen
• Gruppenrechte in Rubriken
• Benutzerverwaltung

 

Vorbemerkungen

Erste Schritte und Imperia-Administratoren ist eigentlich ein Widerspruch in sich. Ein Administrator sollte eigentlich wissen, was er oder sie tut, und das setzt eigentlich Erfahrung voraus.

Auch hier könnte ich mich kurz fassen. Administratoren finden einen zusätzlichen Hauptpunkt in der Navigation von Imperia mit der Bezeichnung Struktur und dieser Hauptpunkt hat einen einzigen Unterpunkt Rubriken. Wenn man diesen Punkt anklickt, bekommt man den für den jeweiligen Administrator sichtbaren Rubrikenbaum und mit dem Pluszeichen kann man eine neue Rubrik anlegen. Diese wird konfiguriert und kann von den Redakteuren benutzt werden.

Dass war es eigentlich schon. Ein Nachteil gleich am Anfang: Konfigurationen werden nicht archiviert. D. h. wenn Sie etwas falsch machen, dann ist es erst mal falsch und Sie müssen es korrigieren. Zurückgehen auf die alte Version geht nicht. Ein Vorteil: Wenn Sie schon eine Rubrik haben und nur eine Unterrubrik anlegen, dann vererben sich die bisherigen Einstellungen. Klar ist natürlich auch, dass ist nicht immer korrekt, denn wozu brauchen Sie eine neue Rubrik, wenn in der neuen Rubrik alles so ist, wie in der alten?

Und damit sind wir schon beim Problem, den Fragen. Warum will ich etwas haben? Was will ich haben und was nicht? Und den Fragen müssen wir uns stellen. Auf ein Pluszeichen klicken, kann auch ein Schimpanse. Auch die erste Rubrik ist nicht das Problem. Wenn Sie uns die notwendigen Informationen möglichst vollständig geben, dann legen wir diese erste Rubrik nach Ihren Vorstellungen an. So viele neue Institute und Einrichtungen kommen tatsächlich nicht mehr hinzu. Und auch das Konfigurieren ist meistens nicht das Problem. Die Vorstellung ist schon schwieriger. Ja, aber es gibt doch ein Corporate Design, da sollte die Vorstellung nicht das Problem sein, oder?

Wenn Sie bisher als Redakteur gearbeitet haben, dann haben Sie sicher an der ein oder anderen Stelle gedacht, dies oder jenes gefällt mir gar nicht. Das würde ich gerne ändern, aber dazu reichen meine Berechtigungen nicht aus. Als Administrator, soviel kann ich Ihnen Versprechen ist das Haupthindernis die Vorgaben der KUM und Ihre persönliche Fähigkeit, wie einige Beispiele zeigen.

Ich werde Ihnen gleich anhand von ein paar Beispielen demonstrieren, wie Sie die Rubriken richtig konfigurieren. Doch zuerst lassen Sie mich den unwahrscheinlichen Fall skizzieren, dass Sie einen neuen Auftritt konzipieren möchten.

Der Auftritt sollte nicht trivial sein, also aus mehr als einer Seite bestehen. Dann ist die zweite Frage: Wie viele Seiten sind geplant. Es macht natürlich einen Unterschied, ob der Auftritt aus 50, 500 oder mehr als 5000 Seiten bestehen wird. Internetseiten sind zu kompliziert. Nehmen wir Bilder im Picture-Ordner Ihres Rechners (Fotoalben gibt es ja nicht mehr). Einige Bilder sind vom Partner, einige von der Großmutter, einige von Freunden und einige von Kindern. Die Bilder stammen aus verschiedenen Zeiten, Weihnachtsfeiern, Urlauben, Landschaftsbilder, Portaits usw. 50 Bilder, da reicht im Zweifel der eine Ordner, aber bei 500 Bildern? Wollen Sie die Bilder in Unterordnern sortieren? Wie ist es bei 5000 Bildern. Hier kommen Sie garantiert nicht mit einem Ordner aus. Da kann man noch nicht mal vernünftig durchscrollen. Aber welche Strukturierung nehmen Sie? Danach, wer die Bilder geschossen hat, danach, wofür Sie die Bilder benötigen, danach, was auf den Bildern zu sehen ist, danach, wann die Bilder geschossen wurden, oder danach, wann Sie die Bilder löschen wollen? Wie stellen Sie sich der Zukunft? Werden Bilder gelöscht? Kommen neue hinzu? Welche Vorsorge treffen Sie, dass Sie auch zukünftige Bilder in dieses Schema integrieren können? Es ist ein einfaches Problem. Es sind Ihre Bilder, Sie können machen, was Sie wollen. Sie können Sie auch umsortieren, aber das ist mühsam, wenn erst einmal eine bestimmte Anzahl erreicht wurde.

Dasselbe Problem stellt sich bei dem Entwurf einer Website. Bleibt sie so klein, dass eine Rubrik ausreicht? Sie wissen aus Ihrer Erfahrung, als Redakteur, dass einige Vorgaben sich rubrikenweit auswirken. Als Administrator können Sie diese Vorgaben ändern. Damit ändern Sie aber die Vorgaben für alle Dokumente der Rubrik. Wenn diese Änderung nur auf einen Teil der Rubriken wirken soll, dann benötigen Sie eine Unterrubrik, die genauso aussieht, wie die Hauptrubrik, lediglich mit einer kleinen Konfigurationsänderung an der ein oder anderen Stelle. Dokumente von einer Rubrik in eine andere zu verschieben, also umsortieren ist bei unserer Imperia-Installation schwierig. (Imperia hat in den letzten Jahren einen Mechanismus implementiert, der das zulässt. Leider basiert er jedoch auf Annahmen, die bei uns nicht gegeben sind.) Hängen Sie an die Anzahl der Bilder noch 2 Nullen dran, dann hat sich das Umsortieren auch bei den Bildern erledigt.

Was Sie am Anfang brauchen, wäre ein guter Plan für die Struktur. Schön, wenn Sie diesen guten Plan haben, besser wäre es, wenn dieser gute Plan in Ihrer Umgebung auch auf viel Zuspruch stoßen würde, weil der Webauftritt des Instituts, der Einrichtung oder der Arbeitsgruppe i. d. R. eine Team-Arbeit ist und viele auch Teamfremde eine dezidierte Meinung dazu haben, mit der Sie sich dann auch noch auseinander setzen müssen.

Wenn Sie die Struktur im Kopf haben, dann ein kleiner Hinweis. Rubriken machen Arbeit. Es ist nicht sinnvoll, für jedes Dokument eine eigene Rubrik anzulegen, aber andererseits ist der Aufwand nicht sehr groß, und auf eine Rubrik mehr oder weniger kommt es wahrlich nicht an. Und es gibt ein Werkzeug, mit dem Sie die Konfigurationen von ganzen Teilbäumen ändern können. Auch Ihre Redakteure werden Ihnen nicht undankbar sein, wenn sie sich nicht mit Hunderten von Dokumenten in einer Rubrik rum ärgern müssen.

Konfiguration der Rubriken

Die Konfiguration möchte ich an ein paar Beispielen deutlich machen, die man als typische Anforderung bezeichnen könnte.

Bei der ersten Aufgabenstellung geht es darum, dass Sie eine Struktur haben mit einer Rubrik Mitarbeiter. Ein neuer Mitarbeiter Meier kommt und soll nicht eine Seite, sondern eine Miniwebsite bekommen, also eine Rubrik, in der er seine eigene Navigation einrichten kann, einige Dokumente anlegen und relativ autark arbeiten kann.

Die neue Rubrik ist schnell angelegt. Über das Menü Struktur und Rubriken lassen Sie sich den Rubrikenbaum anzeigen. Sie gehen zur Rubrik Mitarbeiter und klicken rechts auf das Pluszeichen. Im sich öffnenden Tab geben Sie bei den Rubriken-Infomationen einen Rubrikennamen an. In diesem Fall Meier. Die Beschreibung dient Ihrer Bequemlichkeit, falls beispielsweise der Rubrikenname eine Abkürzung ist, dann können Sie hier den ausgeschriebenen Namen angeben. Oder Sie hinterlassen einen Hinweis für einen potentiellen Nachfolger, was bei der Rubrik besonderes zu Beachten ist.

Das Verzeichnis ist fast immer ebenfalls optional. Wir haben die Möglichkeit, für unterschiedliche Sprachen unterschiedliche Ordner anzugeben, in denen die Dokumente ihre HTML-Seiten veröffentlichen sollen, der richtige Ort kommt in den Meta-Informationen. Aber hier kann der Ordner der Standardsprache angegeben werden, dann muss man sich nicht bis zu den Meta-Informationen vor klicken, um zu wissen, ob man in dieser Rubrik an der richtigen Stelle ist. Entsprechendes gilt für den Dateinamen. Wenn mehr als eine Datei in der Rubrik erzeugt werden, dann macht auch dieses Feld nicht wirklich Sinn.

Wenn Sie explizit ausschließen wollen, dass in der neuen Rubrik keine Dokumente angelegt werden sollen, dann könnten Sie dies in den nächsten Auswahlfenstern angeben (Standard: Dokumente und Unterrubriken). Nur ein Dokument pro Rubrik ist ebenfalls nicht das, was wir möchten. Und dass in der Rubrik die Ablage von Bildern verboten ist, ist ebenfalls nicht gewünscht.

Schauen wir uns die rechte Seite an. Der erste Punkt ist der Workflow-Eingang. Hier muss Institute-Start stehen, sonst werden wir in dieser Rubrik keine normalen Dokumente anlegen können. Template und Metadatei setzen wir bei Bedarf im Workflow. Die Angaben sind überflüssig.

Unten stehen die Zugriffsrechte. Diese wurden von der übergeordneten Rubrik übernommen. Dazu sage ich später was. Deshalb lassen wir sie erst mal, wie sie sind.

Zusammenfassend kann man sagen: Sie geben der Rubrik einen Namen und kontrollieren, ob der Workflow-Eingang auf Institute-Start steht. Das war es. Sie können die Rubrik speichern und landen wieder im Rubrikenbaum.

Sie sehen im Rubrikenbaum den Namen Meier. Wenn Sie auf Meier klicken, dann können Sie die Eingaben auch wieder ändern. Außerdem ist ein neuer Punkt hinzugekommen: Meta-Information Bearbeiten. Und Bearbeiten können Sie anklicken.

Im neuen Tab kommt eine Tabelle mit links einem Variablennamen und rechts einem oder mehrerer Textfelder. Zum Glück sind die meisten Felder schon ausgefüllt. Das ist die Stelle als ich von den Vorteilen der Vererbung sprach. Diese Inhalte stammen nämlich aus der übergeordneten Rubrik. In unserem Fall Mitarbeiter (nicht Kunz).

Die Meta-Informationen sind die Stelle, an der der Administrator Einfluss auf das Aussehen der Internetseiten nehmen kann. Die vollständige Liste der möglichen Variablen finden Sie in der Dokumentation. Wir werden ein paar im Laufe der Dokumentation kennenlernen.

Eine der wichtigsten Variablen steht fast ganz am Schluss. Es sind die Variablen url_[lingua], beispielsweise url_de oder url_en, wenn Sie nur deutsche und englische Seiten erzeugen.

Einschub: Dass Sie nur englische und deutsche Seiten zulassen, legen Sie in der Variablen linguas fest. Vielleicht denken Sie, dass Sie das für den Kollegen Maier ja gar nicht einschränken wollen. Soll er doch französische Seiten erzeugen, wenn er zu viel Zeit hat. Das Problem ist nur, wir haben gesehen, dass es die Variablen url_de und url_en gibt, und ohne voraus zu greifen, muss im Textfeld ein Wert stehen. Gibt es auch eine Variable url_fr? Richtig. Für jede Sprache, die Sie zulassen, müssen Sie in den Meta-Informationen der Rubrik die passenden Standardwerte angeben. Und das sind doch einige.

Zurück zur url_[lingua]. url_de nimmt den Abschnitt der URL ein, der zwischen dem Dateinamen und dem Host imperia-dev.uni-heidelberg.de steht, ohne die Schrägstriche am Anfang und Ende. Nehmen wir an, das Institut Testinstitut läge in der Fakultät Test, dann wäre die korrekte Angabe: fakultaeten/test/testinstitut/mitarbeiter/meier . Falls das Institut einen virtuellen Host hat, ändert das diese Angabe nicht. Herr Maier könnte durchaus die Live-URL https://www.testinstitut.uni-heidelberg.de/mitarbeiter/maier/ haben. Trotzdem ist die URL auf dem Entwicklungssystem https://imperia-dev.uni-heidelberg.de/fakultaeten/test/testinstitut/mitarbeiter/meier/. Das nur zur Information. Sie erben: fakultaeten/test/testinstitut/mitarbeiter von der Rubrik Mitarbeiter und müssen nur die Entscheidung treffen, soll Herr Meier im Ordner Mitarbeiter seine Dateien ablegen oder in dem Unterordner meier. Die Entscheidung ist nicht so schwer, weil in der Regel ist es der Unterordner. Nehmen wir an Hinz, Kunz und Maier wollen einen Lebenslauf ins Netz stellen und sprechen sich nicht ab. Wie wird dann wohl die Datei heißen? Genau, lebenslauf.html. Wenn alle Mitarbeiter in einem Ordner die Datei ablegen, dann überschreiben Sie sich gegenseitig ihren Lebenslauf. Sie brauchen für die deutsche und englische Version i. d. R. keine zwei verschiedenen Ordner. Es ist den Redakteur:innen durchaus zuzutrauen, dem englischem Lebenslauf und dem deutschen Lebenslauf einen unterschiedlichen Namen zu geben. Hier sind keine Abstimmungen zwischen Abteilungen nötig.

In jedem Ordner sollte es eine Datei index.html geben, damit man den Ordner auch ohne Dateinamen aufrufen kann. Falls der Mitarbeiter Maier beim Anlegen der index.html die Mitarbeiterseite zerschießt, dann wissen Sie, woran es liegt. Beide Rubriken schreiben offensichtlich in denselben Ordner. Eigentlich ist es nicht der Mitarbeiter Maier, der die Mitarbeiterseite zerschießt, sondern Sie selbst. Denn ich würde immer empfehlen, dass der Administrator, der eine Rubrik konfiguriert, die Indexseite selbst anlegt. Dann kann er oder sie gleich überprüfen, ob das Ergebnis seinen ode ihren Erwartungen entspricht, oder ob noch Änderungen notwendig sind. Und der Redakteur braucht sich später nicht mit Imperia herum zu schlagen, sondern kann mit Hilfe des Bookmarklets weitere Dokumente erzeugen, indem er sich auf die dann vorhandene Indexseite begibt. Natürlich kann der Redakteur auch den Text der Indexseite bearbeiten und eventuell die Navigation anlegen, wenn Sie das nicht ebenfalls schon rudimentär erledigt hätten. Je nachdem, was Ihnen bezüglich der Navigation vorschwebt.

Kommen wir damit zur nächsten wichtigen Variablen: navi_[lingua]_ssi. Die Navigation wird als SSI-Datei eingezogen. Maximal eine pro Rubrik bzw. genauer Ordner. Das Aufklappen der Navigation geschieht, wie Sie wissen, indem Sie auf einen Navigationspunkt klicken, der Sie in einen anderen Ordner führt, und in diesem anderen Ordner wird eine andere Navigation eingefügt. Falls es eine andere Navigation gibt! (Falls sie fehlt, dann würde es eine unterdrückte Fehlermeldung geben.) Eventuell wird in dem Dokument aber auch angegeben, dass eine Navigation aus einem anderen Ordner eingezogen werden soll. Diese Dokumentenangabe kommt aus der Rubrik und steht hinter navi_de_ssi. Wenn der Wert navi_de.ssi ist, dann wird die deutsche Navigation aus dem aktuellen Ordner angezogen. Wenn da steht ../navi_de.ssi dann wird die deutsche Navigation aus dem übergeordneten Ordner angezogen. Wenn Sie schon im Eingabetemplate merken, dass die Navigation aus dem übergeordneten Ordner angezogen wird, obwohl Sie unter navi_de_ssi navi_de.ssi angegeben haben, dann haben Sie vergessen url_de richtig zu setzen.

Also zusammenfassend, wenn Sie eine neue Navigation wollen, dann müssen Sie bei navi_de_ssi navi_de.ssi angeben und bei url_de einen Unterordner. Für die anderen Sprachen gilt dasselbe.

Eine neue Navigation kann, wie in unserem Beispiel eine gänzlich andere sein, es könnte aber auch eine ähnliche Navigation sein, bei der beispielsweise nur ein Punkt aufgeklappt erscheint. Dann ist es normalerweise nicht notwendig, dass die Redakteure diese neue Navigation selbst erstellen müssen. Hier wäre es hilfreich, wenn der Administrator, der eine Indexseite anlegt, diese Navigation mit erzeugt. Dafür klickt er den Link in der linken Spalte an und fügt den Pfad der übergeordneten Navigation (Adresse vom Entwicklungssystem) hinzu. Jetzt werden die bisherigen Einträge übernommen und man muss nur noch die Änderungen hinzufügen, also die ausgeklappten Punkte. Im Hinterkopf sollten Sie auch behalten, dass Sie die alte Navigation eventuell ebenfalls anpassen müssen, damit Maier auch zu seiner Seite kommt, die war ja noch nicht verlinkt.

Das Corporate Design gibt vor, dass es eine Bread-Crumb-Navigation gibt. Die Bread-Crumb-Navigation erlaubt einem standardmäßig über Google auf die Seite kommenden Besucher die Orientierung. Er erkennt an ihr, wie man normalerweise vom Startpunkt des Auftritts zur aktuellen Seite kommt. Was ist der Startpunkt des Auftritts. Wenn man die KUM fragt, dann ist das www.uni-heidelberg.de. Wenn man den Institutsleiter fragt, dann ist das www.institut.uni-heidelberg.de. Darüber kann man sich streiten, oder es sein lassen. Hilfreich ist es sicher schon, wenn man auf die Startseite des Instituts kommt und es dort einen Rückweg zur Startseite der Universität gibt. Und der Platz ist auch ein wenig beschränkt. In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass die Variablen breadcrumb_text_[1|2|3|4|5]_[LINGUA] bzw. breadcrumb_link_[1|2|3|4|5]_[LINGUA] schon bis zum Schritt i (beispielsweise 3) definiert sind und geerbt wurden. Wir brauchen also nur noch die Variablen breadcrumb_text_4_de bzw. breadcrumb_link_4_de hinzuzufügen und mit Werten zu versehen. Im ersten Fall mit dem Text der in der Breadcrumb-Zeile steht und im zweiten Fall mit dem darunterliegenden Link. Ich empfehle bei diesen Angaben immer absolute Werte. Bei relativen Links kann es sein, dass Sie auch die vererbten Werte korrigieren müssen. Dieselben Angaben natürlich für alle Sprachen.

Neu hinzugekommen ist in diesem Fall wahrscheinlich, dass es die Variablen noch gar nicht gibt. Die Variablen navi_de_ssi und url_de wurden meistens schon von der übergeordneten Rubrik vererbt und mussten nur geändert werden. Aber warum sollte schon jemand den 4. Wert einer Reihe vordefinieren, wenn es nur 3 Werte gibt. Am Ende der Variablenliste finden Sie eine Möglichkeit, Felder mit Variablen hinzuzufügen. Im ersten Feld geben Sie den Variablennamen ein und im zweiten den Wert und klicken Feld hinzufügen. Das machen Sie zwei mal, dann haben Sie den Text und den Link der ersten Sprache.

Das waren die Pflichtfelder. Vergessen Sie nicht die Meta-Informationen zu speichern und testen Sie es mit der Indexseite aus. Beachten Sie vor dem Freischalten, ob die Pfadangaben alle stimmen.

Also eine neue Rubrik ist keine große Sache: Rubrik anlegen mit dem Pluszeichen, Rubrikenname angeben, Workflow-Eingang überprüfen, speichern. Neue Rubrik bearbeiten, Meta-Informationen bearbeiten, url_[lingua] ändern, navi_[lingua]_ssi ändern, Breadcrump-Navigation ergänzen, speichern. Neue Indexseite ggfs. mit Navigation erzeugen, speichern, freischalten und an den Redakteur übergeben.

Im zweiten Beispiel wollen wir eine SSI-Datei anlegen und diese in der rechten Spalte auf allen Seiten einfügen. Voraussetzung: Sie haben bereits eine Rubrik mit Dokumenten.

Was man nicht hat, das kann man nicht einfügen. Wir brauchen als erstes eine SSI-Datei. Was ist eine SSI-Datei? Eine SSI-Datei ist eine Datei und der Inhalt der Datei ist ein kleiner Text mit HTML-Formatierung, beispielsweise die Kontaktadressen des Institutes, die auf allen Seiten in der rechten Spalte sichtbar sein sollen. Alles fertig formatiert. Natürlich könnten Sie diese Information auch auf alle Seiten drauf schreiben, aber das wäre viel Arbeit und noch mehr Arbeit, wenn sich die Telefonnummer ändert. In unserem Fall ändern Sie die SSI-Datei und überall werden beim Ausliefern der Seite die richtigen Daten dynamisch eingefügt.

Wenn Sie eine "normale" Rubrik anlegen, dann werden HTML-Seiten erzeugt, mit Kopf- und Fußbereich und einer Navigationsspalte. Wir brauchen also eine unnormale Rubrik. Die Möglichkeiten sind beschränkt: Sie klicken auf Struktur -> Rubriken, wie gehabt und legen eine neue Rubrik an. Die Stelle, wo Sie die neue Rubrik anlegen, überlasse ich Ihnen. Das hängt davon ab, ob Sie die Rubrik nur für die Dokumente einer Rubrik brauchen oder für mehrere Rubriken.

Sie geben der Rubrik einen Namen und sollten vielleicht auch eine klare Beschreibung benutzen. Das, was Sie bisher nicht gebraucht haben, brauchen Sie auch jetzt nicht. Anders ist die Wahl des Workflow-Eingangs. Hier wählen Sie bitte den Eingang Institute - SSI -> Start. Sie speichern das Ganze und wir widmen uns den Metavariablen. Die vielen Angaben können Sie fast alle ignorieren. Einzig die url_de ist interessant. (Mehrsprachigkeit spielt hier keine Rolle. Wenn Sie ein SSI in einer anderen Sprache benötigen, dann sollten Sie ein neues SSI erstellen.) Sie können die SSI-Dateien in Ordnern ablegen, in denen Sie auch HTML-Seiten ablegen, oder einen eigenen ssi-Ordner erzeugen. Ganz, wie Sie möchten.

Das Anlegen einer SSI-Datei ist jetzt schon fast wieder Redakteursarbeit. Sie können unter Dokumente - Neues Dokument erstellen ein neues Dokument erzeugen. In einem Metaschritt wählen Sie SSI-Datei aus. (Sie könnten auch CSS-Dateien auf diese Art erzeugen oder spezielle News-Dateien, die Sie ebenfalls ssi-mäßig in die Seite einfügen können.) Im SSI-Template wählen Sie aus den Flexmodulen dasjenige aus, dass Ihnen die Arbeit am einfachsten macht.

Merken Sie sich den Pfad zur SSI-Datei nach dem Freischalten. An verschiedenen Stellen wird im Eingabetemplate ein Hinweis mit Link angegeben, wo Sie diese SSI-Datei bearbeiten können, wenn es denn eingebunden ist. Hier ist aber auch der Weg über den Dokumentenbrowser eine vernünftige Option.

Als nächstes öffnen Sie die Metavariablen der Rubrik, wo die Dokumente liegen, bei denen auf der Internetseite in der rechten Spalte die SSI-Datei eingezogen werden soll. Fügen Sie am Ende der Liste die Variable rechte_spalte_includedatei_[first|last]_[LINGUA] hinzu. Die eckigen Klammern fallen weg. Sie entscheiden, ob die neuen SSI-Inhalte in der rechten Spalte an erster oder an letzter Stelle erscheinen sollen. Natürlich könnte der Redakteur eigene Inhalte in der rechten Spalte hinzufügen. Und Sie entscheiden, in welcher Sprachversion dieser Zusatz der rechten Spalte auftauchen soll. Wenn Sie nur einen Text für beide Sprachen haben, dann steht in beiden Sprachversionen derselbe Link. Wenn Sie zwei SSI-Dateien für 2 Sprachen haben, dann sollte der richtige Link bei den Variablen rechte_spalte_includedatei_first_de und rechte_spalte_includedatei_first_en stehen.

Wenn Sie die Dokumente aktualisieren, dann sollte überall in der rechten Spalte der Text stehen. Kleiner Hinweis noch, wenn die Seite nur 2-spaltig ist, also Navigation und Text, dann wird die Include-Datei nicht eingezogen, sondern nur in dreispaltigen Seiten. Sie können diese Entscheidung dem Redakteur überlassen oder erzwingen, dass prinzipiell in der aktuellen Rubrik nur dreispaltige Webseiten erzeugt werden (z.B. mit den Variablen layout oder spalten_[lingua]). Sie können eine SSI-Datei auch im Textfeld einfügen oder nach der Navigation, hier ist die SSI-Datei Bestandteil der Navigation, was bedeutet, Sie müssen die Navigation aktualisieren.

Alle und viele weitere Einstellungsmöglichkeiten für Rubriken finden Sie unter dem Stichpunkt Metavariablen in der Dokumentation.

Änderungen in der Rubrik wirken sich nicht automatisch auf die Internetseite aus. Genau genommen noch nicht einmal auf das Imperia-Dokument. Rubrikenvariablen werden am Beginn des Workflows in das Dokument eingelesen, und beim Speichern auf die Internetseite des Entwicklungssystems übertragen und danach beim Freischalten auf die publizierte Internetseite. Wenn Sie den Browser aktualisieren, können Sie Ihre Änderung sehen. Das ist ein langer Weg. Deswegen gibt es im Bookmarklet den Punkt Aktualisieren. Wenn sich das Dokument nicht im Workflow befindet, dann wird es mit den geänderten Rubrikenvariablen freigeschaltet. Auch das kann noch sehr viel Arbeit sein, wenn Sie mehr als 50 Dokumente besitzen. Sie haben als Administrator die Möglichkeit an website-services@urz.uni-heidelberg.de eine Anfrage zu starten, dass Sie eine Rubrik einschließlich der Unterrubriken gerne automatisch freigeschaltet haben möchten. Wir werden dann einen solchen Reparse in die Wege leiten.

Zugangsbeschränkungen

Eine weitere Anwendung des Institute-SSI-Workflows ist die Anlage einer Zugangsbeschränkung. Zur Motivation: Bestimmte Bereiche Ihres Internetangebotes sollen nur für Mitglieder der Universität oder des Netzes Ihres Institutes oder nach Angabe eines Sammelpasswortes zugänglich sein, dass beispielsweise in einer Vorlesung für die Teilnehmer bekannt gegeben wird.

Im Metaschritt des SSI-Workflows wählen Sie eine Bezeichnung und klicken auf das Auswahlfeld von .htaccess-Datei. Bitte, bevor Sie dies tun, überlegen Sie sich, ob Sie auch die url_de-Variable richtig gesetzt haben. Es wird genau dieser Ordner, der dort angegeben ist, gesperrt. Falls Sie SSI-Dateien und .htaccess-Dateien gleichzeitig benötigen, aber in unterschiedlichen Ordnen, dann müssen Sie jedesmal eine neue Rubrik anlegen. Bei einem Reparse der Seite, die auch schon mal aus organisatorischen Gründen notwendig sein kann, wird der letzte Stand genommen, sowohl für die SSI-Dateien als auch für die .htaccess-Datei. Es wäre nicht das erste Mal, dass ganze Institute plötzlich passwort-geschützt sind. 1. Regel: Anderer Ordner, andere Rubrik. 2. Regel: Anderer Workflow, andere Rubrik.

Das Eingabetemplate für .htaccess-Dateien ist jetzt ein bisschen was zum Nachdenken. Zum einen, wie schon gesagt, die Wahl, ob der Zugang IP-basiert (Sie sollten eventuell die IP-Adressen kennen. Standardmäßig sind die beiden Hauptnetze der Universität angegeben.) oder passwort-geschützt sein soll, oder vielleicht beides. IP-basiert heißt, dass alle Rechner innerhalb des Uni-HD-Netzes zugreifen können oder alle Benutzer, die sich über VPN anmelden können.

Die nächste Frage, was soll eigentlich geschützt werden? Die Internetseiten oder die Medien oder beides.

Speichern, freischalten, fertig.

Wenn doch plötzlich das Institut ohne freien Zugriff mehr ist etc., dann können Sie das Dokument, dessen Bezeichnung Sie ja selbst gewählt haben, im Dokumentenbrowser löschen und alles ist wieder offen.

Gruppenrechte in Rubriken

Wir haben beim Anlegen der Rubriken die Bedeutung der oberen rechten und linken Spalte kennengelernt und wissen die Metavariablen zu manipulieren.

In der unteren Hälfte können wir bestimmen, wer, d. h. welche Gruppe, in dieser Rubrik, was darf.

Wir können nicht sagen, Annegret und Peter dürfen irgendwas, sondern Annegret und Peter sind in einer Gruppe mit einer Bezeichnung und diese Gruppe darf etwas in der Rubrik tun. Wenn Annegret und Peter in einer Gruppe sind, dann sind sie gleichberechtigt und haben dieselben Möglichkeiten. Sie könnten auch in verschiedenen anderen Gruppen sein, die dann in anderen Rubriken andere Rechte haben, das ist davon unbenommen.

Wir haben 3 Hauptgruppen definiert, die bestimmte Werkzeuge bekommen. Administratoren bekommen das Werkzeug Rubriken. Bearbeiter können Dokumente bearbeiten und Chefredakteure bekommen einen Freischaltbutton. Aus organisatorischen Überlegungen hat sich herausgestellt, dass die Bearbeiter und Chefredakteure so eng zusammenarbeiten müssen, dass es opportun ist, diese Gruppen als Redakteure zusammenzufassen. Wenn Sie also einem Redakteur die Aufgabe geben, Rubriken zu bearbeiten, dann ist das nicht hilfreich, weil der Redakteur kein Rubriken-Werkzeug hat.

Den Administrator in Reinform gibt es nicht, sondern es gibt nur den Administrator von Institut A und den Administrator von Institut B. Dasselbe beim Redakteur. Ob der Administrator von Institut A in Ihrem Institut B das Recht hat, Rubriken zu verändern, ist uns egal. Wenn Sie das so möchten und so einrichten, dann ist das so. Natürlich ist es meistens so, dass der Administrator von Institut A die Rubriken von Institut A bearbeiten darf.

In jeder Rubrik können Sie angeben, welche Gruppe, die Rubrik lesen darf, wer Dokumente erstellen und von denen Dokumente löschen darf und wer die Rubrik bearbeiten darf.

Was bedeutet, dass eine Gruppe eine Rubrik lesen darf. Es besagt, dass sie den Namen der Rubrik, und eventuell die Namen der Unterrubriken oder Dokumente lesen darf. Mit diesem Recht können Sie großzügig umgehen, weil man nicht viel damit anfangen kann, aber Sie sollten eigentlich sparsam damit umgehen. Ein Redakteur der alle Rubriken in Ihrem Institut lesen darf, ist nicht glücklich, sondern verwirrt. Es ist besser, er oder sie kann nur die Rubriken sehen, in denen er oder sie weitergehende Rechte hat. Das regeln Sie mit dem Leserecht. Aber Vorsicht, er oder sie muss die Rubrik auch erreichen können. D. h. es muss möglich sein, sich von einer Rubrik mittels Leserechten zur nächsten begeben zu können, und zwar als Individuum. Und alle starten Ihren Weg im Stammverzeichnis. Wenn Gruppe A in der Rubrik A und die Gruppe B in der Rubrik B Leserechte hat, und ist der Benutzer I sowohl der Gruppe A als auch der Gruppe B zugeordnet, dann kann er von Rubrik A Rubrik B erreichen. Als Administrator sollten Sie ihrer eigenen Gruppe nicht aus Versehen die Leserechte entziehen. Wenn Sie die Rubrik nicht sehen, dann können Sie sie auch nicht bearbeiten.

Da sich die Gruppen bei neuen Rubriken vererben, ist es meistens notwendig, hier einige Einträge zu löschen.

Dokumente erstellen bedeutet, der Benutzer kann die Dokumente in der Rubrik neu erstellen oder bearbeiten und ggfs freischalten. Es sollten hier nur Bearbeiter-, Chefredakteur- oder Redakteur-Gruppen auftauchen.

Dokumente löschen ist, auch wenn man es optisch nicht sieht, eine Unterkategorie der Kategorie Dokumente erstellen. D. h. hier sollte nur eine Teilmenge der Redakteure stehen, die Dokumente bearbeiten dürfen. Meistens ist diese Menge identisch.

Rubriken bearbeiten bedeutet, diese Gruppen dürfen diese Rubrik löschen, die Metavariablen verändern, die Rechte in dieser Rubrik verändern und Unterrubriken anlegen. Hier sollten also nur Administratorengruppen stehen.

Benutzerverwaltung

Wir kommen zur dritten Aufgabe des Administrators, nach dem Konfigurieren der Rubriken und dem Verbinden der Rubriken mit Gruppen: Das Definieren der Gruppen. Wo bekommt man eine neue Gruppe her. Richtig, aus dem URZ. Wir werden aber nicht tätig, wenn Sie das nicht wünschen. Sie stellen also einen formlosen Antrag beispielsweise an website-services@urz.uni-heidelberg.de mit dem Wunsch einer neuen Gruppe. Sie können Vorschläge machen, wie die neue Gruppe heißen soll, wir versuchen sie dann so zu benennen, dass sie in unsere Struktur passt. Im Prinzip ist der Name egal, wichtig ist nur, dass er eindeutig ist, also Sie wissen, dass es Ihre Gruppe ist und jeder andere weiß, dass es seine Gruppe nicht ist. Wenn Sie uns noch mitteilen, bis in welche Rubrik diese Gruppe Leserechte braucht, dann erledigen wir das auch noch.

Jetzt brauchen wir noch den ein oder anderen Benutzer in der Gruppe. Natürlich soll nicht jeder das Recht haben, selbst zu entscheiden, dass er oder sie gerne in die eine oder andere Gruppe aufgenommen werden will. Wenn das das Ziel wäre, dann bräuchten wir gar keine Benutzerverwaltung. Wir legen die Hürden nicht unglaublich hoch, aber wenigstens der Anschein sollte gewahrt werden. Deshalb ist es die Aufgabe des Administrators uns mitzuteilen, wer Uni-ID und Name, welcher Gruppe zugeordnet werden soll.

Wenn es keinen Administrator gibt, dann obliegt das dem EDV-Beauftragten, wenn es keinen EDV-Beauftragten gibt, dann wäre der Geschäftsführer derjenige, der zumindest einmal einen Administrator bestellen kann. Für uns sehr aufwändig wird die Angelegenheit, wenn selbst diese Eskalationsstufen nicht ausreichen. Es wäre also schön, wenn bei Ausscheiden des letzten Administrators dieser einer Sekretärin etc. das Administratorrecht gibt, damit sie einen neuen Administrator bestimmen kann, wenn der beispielsweise erst einen Monat später eingestellt wird.

Die Aufnahme eines neuen Benutzers ist ein zweistufiger Prozess. Zuerst wird der Benutzer in der Domäne in eine Untergruppe eingetragen, aus der er sich anmelden kann. Nach dem Anmelden sehen wir den Benutzer in Imperia und können ihn oder sie einer Imperia-Gruppe zuordnen.

Beim Ausscheiden sollten Sie genauso vorgehen. D. h. Sie teilen uns mit, dass der Benutzer, Name und Uni-ID dieser und jener Gruppe nicht mehr angehören soll. Bitte vertrauen Sie nicht darauf, dass der Benutzer automatisch gelöscht wird. Wenn der Hiwi seine Prüfung gemacht hat und plötzlich noch promoviert, behält er seine Uni-ID und ist weiterhin der Imperia-Gruppe zugeordnet.

Sie können sich mit einem Widget einen Überblick verschaffen, welche Benutzer in Ihrem Bereich tätig sind. Das Widget show users können Sie auf dem Imperia-Desktop über die Einstellungen hinzufügen. Sie sollten beim Anklicken nur eine Administratorenrolle annehmen.